Antes de compartir un documento con otras personas, es interesante que comprobemos que no contiene información oculta o algún componente no compatible con versiones anteriores, así como que esté realizado siguiendo las recomendaciones de accesibilidad, para las personas que tienen alguna discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el trabajo, realizando estas comprobaciones de forma automática. Las encontramos en la pestaña Archivo > Información y pulsamos el botón Comprobar si hay problemas.
Se desplegará un menú con tres opciones:
Inspeccionar documento:
Abre un cuadro de diálogo que permite escoger qué características se inspeccionarán de entre las siguientes: Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones, etc. Simplemente debemos dejar marcadas las casillas de verificación de las características que queremos que se inspeccionen y pulsar el botón Inspeccionar.
Se mostrará el resultado de la inspección en la propia ventana, con botones que te permitirán Quitar todo el contenido que podría generar problemas. Si decides quitarlo, los cambios no se podrán deshacer.
Comprobar accesibilidad:
Aparecerá un panel de accesibilidad en el lateral derecho de la presentación. En él podremos encontrar una serie de advertencias si la presentación contiene errores que puedan dificultar la accesibilidad a la presentación.
En el ejemplo de la imagen vemos varios errores y advertencias.
En la zona inferior información adicional explicando el motivo por el cual se recomienda realizar la modificación y el procedimiento a seguir para corregirlo.
Deberás realizar las modificaciones de forma manual, si deseas que la presentación sea accesible. Cuando termines puedes cerrar el panel desde el aspa situada arriba a la derecha. Y si quieres, puedes comprobar de nuevo el archivo para ver si ya está todo solucionado.
Comprobar compatibilidad
Te permitirá saber si la presentación lo podrán abrir y visualizar sin problemas las personas que no utilizan PowerPoint 2016, sino una versión anterior.
Al hacer clic en la opción se abrirá una ventana que te informará de si hay características incompatibles.
En caso de que haya incompatibilidades, se mostrarán en el resumen. Pulsamos Aceptar.
Para que el documento sea compatible con versiones anteriores debes ir a Archivo > Guardar como. Allí escogerás el tipo de archivo Presentación de diapositivas de PowerPoint 97-2003 (.pps). Cuando abras el nuevo documento se abrirá en Modo de compatibilidad, para que lo visualices de la forma más fidedigna posible a la copia original.
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