Unidad 17. Compartir documentos. OneDrive (VIII)


17.6. Compartir: Correo electrónico

Una tarea muy común suele ser la de compartir la presentación a través de internet. PowerPoint 2016 facilita esta tarea.

Podemos acceder a las mismas opciones desde dos sitios, desde Archivo > Compartir, o bien desde el botón Botón compartir

La primera Invitar a personas ya la vimos anteriormente en el punto Compartir presentaciones PowerPoint usando OneDrive

En la parte inferior aparecen dos opciones más: Enviar como datos adjuntos y Obtener un vínculo para compartir.

compartir

Empezaremos por Enviar como datos adjuntos.

Al hacer clic aparecen las siguientes posibilidades:

Enviar mediante correo electrónico

 

Enviar una copia, consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa PowerPoint, ni de ningún lector de este tipo de archivos, no podrá leerlo. Aunque lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo. Al hacer clic se abrirá el sistema de correo de nuestro ordenador, por ejempo, Outlook, para que enviemos la presentación PowerPoint como un archivo Adjunto. Sólo habrá que rellenar el campo Para... con la dirección electrónica de la persona a quien se lo enviamos, en el campo Adjunto ya se habrá incluido el archivo. Por supuesto, también puedes rellenar el campo del cuerpo del mensaje.

Enviar un PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es gratuito.

Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente botón.

Continuamos con la opción que quedaba pendiente, Obtener un vínculo para compartir.

Al hacer clic aparecen las siguientes posibilidades:

En ambos casos lo que se envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico. Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del mismo. Para poder usar esta opción debemos guardar previamente el documento en una ubicación compartida, por ejemplo, OneDrive. Podemos elegir entre Editar vínculo si queremos que pueda modificar el documento, o Vínculo de solo vista, si queremos que sólo pueda leer el documento.

Ten en cuenta que lo que hace PowerPoint para enviar los documentos es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.

 


Febrero-2017
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