Unidad 8. Avanzado: Bloques de creación: El Autotexto






Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las típicas frases de cortesía de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no están fijos en un determinado lugar ni son únicamente para un determinado tipo de documentos, sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos.

Un autotexto es precisamente eso: un texto ya preparado que insertamos en nuestro documento con un sólo clic y que agiliza nuestro trabajo.

El texto no está a priori en el documento, sino que encontramos un botón que nos permite incluirlo desde la cinta de opciones. Esta opción Autotexto la encontraremos en la pestaña Insertar > grupo Texto > Elementos rápidos. Veremos que se despliega un submenú para escoger el que necesitamos. Al hacer clic en él se insertará allí donde tengamos el punto de inserción.

Conviene recalcar que, a pesar de su denominación, también admite imágenes.

Crear autotexto

Con la instalación de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante de esta opción es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.

  1. Para hacerlo, redactamos el contenido normalmente y lo seleccionamos. En el ejemplo vamos a crearlo con un texto y una imagen.
    Selección
  2. Luego, vamos a Insertar > Elementos rápidos > Autotexto y escogemos Guardar selección en galería de autotexto.
  3. Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos especificar varios parámetros.Diálogo

- El nombre con el que se guardará y su descripción, así como la forma en que se insertará.

- La galería, que de forma predeterminada será Autotexto, aunque desde aquí podríamos decidir si queremos guardarlo como tabla, como pie de página, marca de agua o cualquiera de los tipos de contenidos personalizables (o bloques de creación) que admite Word en su galería.

- La categoría, que en principio será siempre General ya que es la única por defecto, pero que podemos cambiar. Por ejemplo, podríamos tener una categoría Cartas y dentro todos los autotextos típicos de cartas, otro para partes de inicidencias, facturas. Se pueden crear nuevas categorías desde el propio desplegable.

- La opción Guardar en es la que permite que utilicemos el elemento en posteriores documentos, porque Normal.dotm es la plantilla base que se utiliza como referencia para todos los nuevos documentos. Desde luego podríamos guardarlo en una plantilla distinta.

Organizador de bloques de creación

Los contenidos personalizados que guardamos en Word para utilizarlos en posteriores documentos, como puede ser un autotexto, se gestionan desde el Organizador de bloques de creación. Lo podemos iniciar desde el propio menú de Elementos rápidos, seleccionando esa la opción.

Organizador de bloques de creación

Se abrirá una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creación, incluidos los que existen de forma predeterminada.

Ventana Organizador

Se incluyen columnas con las propiedades que hemos visto en el apartado anterior: su tipo, categoría, la plantilla en que se han guardado, su descripción, etc.

Para modificarlas seleccionamos un elemento y hacemos clic en Editar propiedades. Lo haremos desde un cuadro de diálogo idéntico al que acabamos de ver.

En caso de que hubiese contenido seleccionado en el documento, podríamos utilizar el botón Insertar para incluirlo en el organizador como un elemento rápido más.

Y si lo que queremos hacer es eliminarlo, lo seleccionaremos en el listado y pulsaremos Eliminar.

En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudará a saber si estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.

Practícalo

Te recomendamos que pruebes a crear un autotexto en un documento en blanco. No será necesario que modifiques ninguna propiedad, simplemente fíjate en el nombre para saber identirficarlo y guárdalo. Abre el organizador para comprobar que aparece en la lista y cierra el documento sin guardar los cambios.

Aunque no hayas guardado nada, el elemento se ha incluido en la plantilla base, así que lo interesante sería que lo comprobaras: Crea un nuevo documento vacío. Verás que, a pesar de no haber guardado los cambios encuentras el autotexto en Insertar > Elementos rápidos > Autotexto.



Febrero-2011

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