Unidad 14. Ejercicio: Filtrar destinatarios

Al combinar una tabla de datos con un documento puede que estemos combinando cientos o miles de registros. Nos resultará más fácil trabajar con ellos si ocultamos aquellos que no nos interesen. En este ejercicio aprenderemos a filtrar los destinatarios de la correspondencia combinada.

1. Abre el archivo Invitación, y pulsa Sí si se muestra el mensaje de seguridad.
2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haz clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrirá la ventana con la lista de contactos de la base de datos.
3. Observamos que hay muchas personas que, aunque hemos desmarcado sus correspondientes casillas por no ser relevantes para las invitaciones, siguen mostrándose listadas. Se trata de personas que no vamos a invitar por ser contactos de otros ámbitos: trabajo, familia, etc. Vamos a filtrar para que se muestren sólo los contactos de Clase. Haz clic sobre la pequeña flecha situada en el encabezado Categoría.
4. En el menú que se muestra, selecciona Clase.
   
   La lista de destinatarios se ha reducido considerablemente. Ahora sólo aparecen aquellos contactos cuya categoría está definida como Clase.
   Si quisiéramos quitar el filtro lo único que deberíamos hacer es seleccionar en ese mismo menú la opción (Todos).
5. Vamos a ver otra forma de filtrar. Haz clic en el enlace inferior Filtrar.... Si no has eliminado el filtro anterior, aparecerá en la ventana que se muestra.
6. Bajo él, a la izquierda, veremos la opción Y que nos permitirá añadir condiciones de filtrado. Haz clic en el desplegable y selecciona O, de forma que se muestren los resultados que coincidan bien con un criterio o bien con el otro.
7. La siguiente condición de filtrado será:
   Campo: Dirección
   Comparación: Contiene (no vamos a utilizar Es igual a porque en la dirección también se incluye el número del portal)
   Comparar con: Menor
   De esta forma aparecerán tanto los contactos de clase como los de la calle Menor, que es la calle donde se encuentra el centro educativo.
8. Acepta el cuadro de diálogo y comprueba el resultado. Además de los compañeros de clase, se muestran dos compañeros de trabajo. Marcos vive en la calle Menor, pero Belén vive en la calle Menorquina, que también aparece por contener la palabra Menor en ella.
   De este ejemplo deducimos que, por más que afinemos las condiciones de filtrado, es importante revisar el resultado para evitar comportamientos inesperados. En este caso en concreto, desmarcamos el registro que corresponde a Belén y pulsamos Aceptar.

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