Ayuda ejercicios unidad 14: Combinar correspondencia




  1. Abre el archivo Fiesta, lo utilizarás sólo a modo de consulta.
  2. Crea un documento nuevo haciendo clic en Archivo > Nuevo > Documento en blanco > Crear. Trabajaremos con este archivo.
  3. Haz clic en Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
  4. En el panel, marca Mensajes de correo electrónico y pulsa Siguiente.
  5. En el paso 2, deja marcado Utilizar el documento actual, es decir, el documento nuevo que acabamos de crear, y pulsa Siguiente.
  6. En el paso 3 la opción adecuada será Utilizar una lista existente. Haz clic en Examinar.
  7. En la ventana, localiza, selecciona y abre el archivo contactos.accdb de la carpeta ejercicios del curso.
  8. Se mostrará el listado con los datos de los contactos. De momento pulsa Aceptar para cerrar la ventana, luego nos preocuparemos de seleccionar sólo a los asistentes a la fiesta.
  9. Pulsa Siguiente en el panel. Vamos a redactar el mensaje.
  10. En el panel, haz clic sobre el enlace Línea de saludo.
  11. El tono de nuestro correo será informal, de modo que, en la ventana que se muestra para configurar el saludo, borra el texto Querido y escribe Hola. Observa la vista previa en el cuadro inferior, el nombre queda pegado al saludo, de modo que después del Hola deberás insertar un espacio en blanco.
  12. Ahora cambiaremos la forma de dirigirnos al invitado. En el desplegable donde se muestra el texto de ejemplo Javier Saavedra hijo, selecciona Javier. De esta forma sólo emplearemos el nombre de pila. Confirma que ahora la vista previa muestra el texto Hola Teresa: y pulsa Aceptar.
  13. En el documento se insertará el texto <<Línea de saludo>> a continuación pulsa INTRO para hacer un salto de línea e iniciar el texto del mensaje, que será:

    Recuerda que la fiesta de cumpleaños de Lola es este Sábado 26 a las 21:00h. Se celebrará en el local que tenemos alquilado. La dirección exacta es C/Trabajador, nº27.
    ¡Nos vemos allí!

  14. Pulsa Siguiente para pasar al paso 5. Observarás que la línea de saludo ha cambiado y que ahora se muestra el texto final Hola Teresa:. Con los botones del panel << y >> podrás ir moviéndote entre los correos adelante y atrás.
  15. Ahora vamos a consultar la lista de invitados del fichero Fiesta para enviarles el correo únicamente a ellos. Para ver ambas ventanas a la vez, haz clic en la ficha Vista > grupo Ventana > herramienta Ver en paralelo.
  16. Nos centramos de nuevo en el panel del documento con la correspondencia combinada. Concretamente en la sección Realice cambios. Hacemos clic en el enlace Editar lista de destinatarios.
  17. Se abrirá la ventana con sus datos. Haz clic en el encabezado Categoría para que los contactos se ordenen según su origen tal y como están ordenados en el archivo Fiesta.
  18. Desactiva las casillas de aquellos contactos que no figuren en la lista de invitados confirmados. Es decir, desactiva las casillas de:
    - Esther, Carmen, Estefanía y Marcos (de la categoría Clase)
    - Jose y Marta (de la categoría Familia)
    - Miguel (del Gimnasio)
  19. Llegados a este punto, sólo se generarán correos para aquellos que confirmaron su asistencia. Sin embargo, como queremos enviar un correo distinto a quienes van a participar en el regalo, también los excluiremos.
    Desactiva pues las casillas de Teresa, Carlos, Belén, María y Gloria y pulsa Aceptar.
  20. Pulsa Siguiente en el panel para ir al último paso.
  21. En el apartado Combinar, haz clic sobre el enlace Correo electrónico.
  22. En la ventana que se muestra deberemos indicar:
    - Para: email (para que el destinatario de cada correo sea la dirección electrónica que le corresponde en la base de datos)
    - Asunto: Cumpleaños Lola
    - Formato de correo: HTML (para que el texto del documento se muestre tal cual, con formato y como cuerpo del mensaje, no como archivo adjunto)
    - Enviar a: Todos
    Y pulsamos Aceptar.
  23. Se iniciará el gestor de correos Microsoft Outlook 2010 (u otro, si tenemos otro definido). En caso de que nunca se haya utilizado te pedirá en una serie de pantallas que insertes los datos de acceso a tu propio correo, porque será desde él desde donde se enviarán los emails.
    Cuenta hotmail en Outlook
    Ya sólo hay que esperar y el programa se encargará de enviar los correos.
  24. Volvamos pues al documento de Word donde estamos realizando la combinación de correspondencia para preparar y enviar los correos que faltan. Tras la dirección, pulsa INTRO y escribe El regalo son 7€ por persona. Puedes venir el viernes a las 17:00h a comprarlo, quedamos en mi casa. O bien puedes dármelo en la fiesta.
  25. Pulsa Anterior en el panel, de modo que te sitúes en el paso 5 y haz clic en el enlace Editar lista de destinatarios.
  26. Desmarca la casilla que está en los encabezados. Así, conseguirás desmarcar todas las casillas de los registros a la vez.
  27. Localiza a Teresa, Carlos, Belén, María y Gloria y activa sus correspondientes casillas. Luego, pulsa Aceptar.
  28. Pulsa Siguiente en el panel y haz clic en el enlace Correo electrónico. En la ventana se mostrará la información (asunto, etc) que se utilizó para el último envío de correos. Acepta y procede al envío del mismo modo que antes.


Febrero-2011




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