Unidad 21. Compartir documentos (III)

Buscar un comentario.

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, deplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando la combinación de teclas Ctrl+I o bien F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los que han añadido comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

 

Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios, visita nuestro avanzado para aprender cómo hacerlo.

 

Mostrar/ocultar comentarios.

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se verán.

 

Imprimir comentarios.

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.

En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar opciones de seguimiento. Se abrirá un cuadro de diálogo y en la última sección donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.

Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.

Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos.

Además de esto en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de tener seleccionada la opción Documento con marcas en la opción Imprimir.

 

Para practicar este punto realiza el ejercicio Comentarios

21.5. Control de cambios

El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Word le asigna un color diferente a cada miembro del equipo que realice algún cambio, así se les puede identificar fácilmente.

Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a simple vista no sabemos cuáles. A continuación estudiemos qué tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cómo las representa.

Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya.

Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y después indica qué tipo de formato se ha aplicado.

Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.

Líneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una línea vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado.

 

Esta visualización de los cambios puede ser modificada, visita nuestro avanzado para aprender cómo personalizar los cambios.

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