Unidad 21. Compartir documentos (IV)


Para activar el Control de cambios debemos pulsar el botón de la pestaña Revisar antes de hacer ningún cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl+Mayús+E. Si lo activamos cada cambio que se efectúe en el documento se almacenará y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios.

Botones de la pestaña Revisar pertenecientes al control de cambios.

El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el documento.

Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas marcas verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.

Todas la revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a la derecha, es la opción por defecto.

Ninguna revisión. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas pero sin ninguna marca que las muestre.

Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.

Una buena opción es trabajar en vista Revisiones simples porque así evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.

También desde el menú Mostrar marcas podemos indicar si queremos mostrar las Inserciones y eliminaciones.

mostar marcas

Como ya vimos para los comentarios, si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento. Podemos elegir entre formato horizontal o vertical.

Panel de revisión

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios, después otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegación de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:

- Manualmente con los botones

Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al anterior cambio.

Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar Aceptar para aplicar el cambio propuesto.

- O automáticamente

Deplegando la opción Aceptar encontramos varias opciones:

Aceptar todos los cambios

Aceptar y continuar con la siguiente.

Aceptar todos los cambios. Esta opción sirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.

 

De forma similar podemos tenemos varias opciones para rechazar cambios. Desplegando la opción Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la siguiente imagen.

rechazar revisiones

 

Para practicar las revisiones realiza el ejercicio Control de cambios


Septiembre-2013
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