En el portapapeles, Word 2016 se va guardando lo que copiamos o cortamos.
Cada vez que realizamos las acciones Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles, aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automático del portapapeles. Al copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el último elemento que se copió.
Pero el portapapeles también se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la característica de copiado selectivo de los elementos del portapapeles, es decir, se puede elegir qué elemento pegar (o pegarlos todos). También se puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra característica interesante es que nos permite copiar y pegar fácilmente entre diferentes aplicaciones de Microsoft Office.
El portapapeles está siempre activo pero no tiene sentido verlo en pantalla cuando sólo queremos pegar o copiar el último elemento.
Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el panel Portapapeles de Office, para ello ir a la pestaña Inicio, y hacer clic en el botón inferior derecho del grupo Portapapeles, según se ve en la figura.
El portapapeles se muestra en el panel como puedes ver en la imagen.
En la parte superior tenemos los iconos para mover y cerrar el portapapeles.
Luego tenemos dos botones para Pegar todo y Borrar todo.
A continuación aparecen los elementos que hay en el portapapeles, cada elemento tiene un icono delante que nos informa de su origen co un icono. Observa que en el caso de las imágenes, se ve una previsualización de las mismas.
Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o Cortar. Podemos añadir elementos en Word 2016 o en otros programas de Office, e incluso en cualquier otro programa que tenga la función Copiar y Pegar (que son la mayoría), para ello basta con ir al programa del que deseamos copiar y hacer Copiar, al volver a Word 2016 observaremos que se ha añadido un nuevo elemento.
Esto nos permite, por ejemplo, poder copiar texto de páginas web.
La principal función del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento. Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre él, o copiar todos los elementos pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el icono Pegar de la barra estándar o la combinación de teclas CTRL+V, se pegará el último elemento del portapapeles.
Pinchar en el icono Borrar todo 
y se borrarán todos los elementos.
Si queremos borrar un sólo elemento,
colocar el cursor sobre dicho elemento y aparecerá una pequeña flecha, al hacer clic sobre ella aparecerán
las opciones Pegar y Eliminar (como puedes ver en la imagen)
para borrar el elemento seleccionar Eliminar.
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como cuando dejamos libros, uno encima de otro.
Cuando hacemos Copiar añadimos un elemento que pasará a ser el último de la pila, y cuando hacemos Pegar sacamos de la pila el último que se apiló.
Si queremos añadir más elementos cuando está llena, deberemos eliminar el primero de la pila. Cuando hagamos Copiar la vigésimo tercera vez Word 2016 nos preguntará si queremos borrar lo que copiamos en primer lugar.
Lo que diferencia al portapapeles de una pila en sentido estricto, es que aquí existe la posibilidad de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que hacemos Pegar no se elimina el último elemento de la pila, sólo se pega en el documento.
El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa distinta. Sin embargo están estrechamente relacionados, cuando copiamos en el de Office, también se copia en el de Windows y cada vez que copiamos en el de Windows se añade un elemento al de Office.
Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en cualquier aplicación que tenga la función Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque el portapapeles de Office sólo se puede utilizar para pegar en las aplicaciones Office. Para pegar en otras aplicaciones hay que usar el portapapeles de Windows. También hay que tener en cuenta que al hacer Borrar todo en el de Office también se borra el de Windows.
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