Unidad 21. Revisar documentos (VIII)

21.6. Comparar cambios sobre un documento

Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el documento se guardarán los cambios efectuados pero no habrá ningún registro sobre ellos, por tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia del documento original y lo podamos comparar.

 

Comparar el documento original con el documento modificado.

Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener guardada una copia de la última versión que tuvimos por si algún miembro del equipo realiza algún cambio sin activar el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la herramienta de comparación que nos ofrece Word.

Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios debemos seguir los siguientes pasos:

- Abrir el documento original.

- Acceder a la pestaña Revisar y desplegar el botón Comparar,

seleccionar la opción Comparar...

Aparece el diálogo Comparar y combinar documentos.

- Debemos seleccionar el documento original y el documento revisado, es decir el documento con los últimos cambios y pulsar Aceptar.

Nos muestra una pantalla nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los cambios producidos con respecto al documento original., como puedes ver en la siguiente imagen.

Si hacemos clic en el botón Más >> para ver más opciones nos encontraremos varias opciones, entre ellas, es muy interesante la que aparece en la parte inferior derecha Mostrar cambios en, que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.

Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.

Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento. Esta es la opción por defecto.

Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios producidos.

Aparte de esta opciones, tenemos todavía otra posibilidad mas de mostar la comparación: Si queremos ver una comparción en la que aparezcan el documento original, el revisado y el comparado, debemos abrir el desplegable Comparar, y luego en Mostrar documentos de origen, elegimos, Mostrar ambos, como muestra la siguiente imagen.

Al hacer clic apareceran los tres documentos, como muestra la siguiente imagen.

Esta visión con los tres documentos permite ver en detalle todos los cambios.