Unidad 22. Compartir documentos. OneDrive (VII)


bola Modificar en tiempo real (simultáneamente) un documento por más de un usuario.

Cuando varios usuarios modifican un mismo documento a la vez aparece una ventana en la parte derecha avisándolo, como puedes ver en la siguiente imagen

otras personas editando

Si contestamos que , a cada usuario se le asigna un color, de forma que podemos ver las modificaciones que está realizando la otra persona, ya que veremos una pequeña bandera con el color del usuario que las ha realizado.Compartir en Word Online

Si mantenemos el cursor encima de la banderita, aparecerá el nombre del usuario que lo ha modificado. Ejemplo de compartir en Word Online

Es decir, cuando estamos modificando un documento y otro usuario al que hemos invitado, lo modifica al mismo tiempo, nos va apareciendo el texto que introduce marcado por la banderita de su color. Dependiendo del ancho de banda de las conexiones a internet, el texto del otro usuario tardará más o menos en aparecer. En el caso de conexiones a 300 MB tarda apenas unos segundos.

 

Cuando uno de los dos usuarios simultáneos guarda o cierra el documento, el otro usuario recibe un aviso de ello diciendo "El usuario xxx ya no está editando el documento", y puede continuar modificando él solo el documento que habrá incorporado los últimos cambios realizados por el otro usuario.

En cualquier momento, haciendo clic en el botón Botón compartir veremos si hay otro usuario con autorización a modificar el documento, y si lo está modificando en ese momento aparecerá bajo su nombre el rótulo Edición en tiempo real, como se ven en esta imagen.

Edición en tiempo real

Si al pulsar Guardar, otro usuario lo ha modificado desde que nosotros lo abrimos y esos cambios no se han hecho visible todavía en nuestro documento, nos aparece una ventana avisándonos, como puedes ver en la siguiente imagen.

al guardar

Al pulsar Aceptar, se guarda el documento incluyendo los cambios realizados por el otro usuario y veremos esos cambios con un color de fondo verde claro.

Si, en el caso anterior, en lugar de pulsar en Guardar, pulsamos en Archivo, veremos un mensaje con fondo amarillo, avisándonos que al guardar se incluirán los cambios realizados por el otro usuario. Como muestra la siguiente imagen.

aviso

En principio, con este sistema no hay problema, el documento siempre conserva los cambios realizados por los usuarios simultáneos y somos conscientes de ello.

Sin embargo, se pueden dar algunas situaciones delicadas cuando dos usuarios intentan modificar al mismo tiempo, la misma parte del documento. Es decir, hay algunas situaciones que generan un conflicto.

bola Conflictos en las modificaciones simultáneas.

Cuando el ancho de banda es suficientemente amplio para ver las actualizaciones en tiempo real, aunque no es muy probable, si es posible que dos usuarios intenten modificar en el mismo instante una misma palabra. Si esto sucediese, un usuario vería como lo que acaba de escribir es modificado como por arte de magia, ya que justo en ese instante el otro usuario lo ha cambiado, lo cual no sería lógico. O quizás, no se daría cuenta que lo que acaba de escribir ha sido modificado por otro.

Para evitar estas situaciones conflictivas, Word ha optado por evitarlas, es decir, no dejar que se produzcan. Para ello, cuando un usuario intenta modificar el texto que el otro usuario está modificando en ese momento, Word no le deja hacerlo, es decir, Word bloquea el texto en conflicto y aparece un mensaje advirtiendo de ello al usuario bloqueado. Como se ve en la siguiente imagen, en la barra de tareas aparece el texto "No puede hacer este cambio porque la selección está bloqueada"

Modificación bloqueda

Al cabo de pocos segundos, el bloqueo desaparece automáticamente, ya que el otro usuario habrá acabado de modificar esa parte del texto, y entonces sí podremos modificarlo, incluso borrar lo que acaba de escribir. Pero al haber unos segundos de margen el usuario se da cuenta de lo que está ocurriendo porque aparecen las banderitas de colores de las que ya hemos hablado. De esta forma, el usuario es consciente que el otro usuario está modificando la misma zona de texto.

Como estamos viendo el sistema de compartir documentos en Word 2016 es bastante completo y funciona bien.

 

bola Dejar de compartir.

Desde OneDrive hay que situarse en el archivo que queremos dejar de compartir, para ello desde el menú lateral de OneDrive podemos ir a la seción Compartido y seleccionar el archivo, entonces, hacer clic en Puede editar para desplegar las opciones, y elegir Dejar de compartir.

Dejar de compartir

Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el documento para compartir. Puedes aprender cómo en el siguiente avanzado: Preparar un documento para compartir Avanzado.


Marzo-2016
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