Unidad 22. Compartir documentos. OneDrive (V)

22.5. Compartir documentos Word usando OneDrive


Vídeo 22.2. Compartir documentos con OneDriveVideotutorial

A lo largo del curso ya hemos ido utilizando OneDrive para guardar documentos como si se tratase de una unidad más, de forma que podíamos abrir el documento desde distintos dispositivos, lo que puede considerarse como una forma de compartir el documento con nosotros mismos desde diferentes dispositivos, usando una sola cuenta de OneDrive. Ahora utilizaremos OneDrive para compartir documentos con otros usuarios, usando cuentas diferentes de OneDrive, por supuesto desde distintos dispositivos.

Desde la aplicación Word escritorio podemos compartir un documento que tenemos abierto pulsando en el botón Botón compartir. Si el documento no está guardado en OneDrive, aparece este panel pidiéndonos que lo guardemos primero en OneDrive:

Compartir

Si el documento ya está guardarlo en OneDrive aparece directamente el panel Enviar vínculo para que invitemos a otra persona:

Compartir

Este panel tiene la configuración por defecto que se muestra, y que se resume en la frase Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar, haciendo clic en ella podemos modificar esta configuración, como veremos un poco más adelante en Configuración de vínculos.

A continuación, en el campo Para debemos escribir el nombre, grupo o la dirección de correo electrónico (email) Si lo tenemos en la agenda de contactos de Outlook podemos pulsar en el botón con la flecha de la derecha para tomarlo desde la agenda.

Al lado del campo Para tenemos el botón Puede editar representado por el icono descrip si lo pulsamos veremos las opciones que muestra la siguiente imagen.

descrip

La opción por defecto es Puede editar, es decir, el usuario con quién compartimos podría hacer cualquier cambio en el documento.

La opción Puede ver, sólo permite ver el documento pero no modificarlo.

La opción Configuración de vínculos la vamos a ver un poco mas adelante.

Siguiendo con el panel Enviar vínculo, a continuación tenemos Mensaje... por si queremos incluir un mensaje (opcional) en el correo de invitación que se enviará.

Una vez rellenados los campos del panel, al pulsar en el botón Enviar se enviará el correo electrónico a la persona invitada. Si todo va bien, aparecerá el siguiente mensaje.

Vínvulo enviado

Como decíamos, si pulsamos Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar, veremos la ventana Configuración de vínculos.

descrip

Por defecto esta seleccionada la opción Cualquier persona que tenga el vínculo, pero podemos seleccionar Personas determinadas, con lo cual al pulsar Aplicar podremos escribir sus emails.

La opción Permitir edición esta marcada por defecto, al desmarcarla, sólo permitirá ver el documento pero no modificarlo.

 

Una vez completemos la ventana de invitación, al invitado le llegará un email similar al que se muestra a continuación:

 

descrip

En este email, se informa al invitado que el propietario quiere compartir el documento llamado aldecoa.docx. Para aceptar la invitación, sólo hay que hacer clic en el nombre del documento, o en el botón Abrir. En este caso se abrirá el documento en Word en la web, como se ve en la siguiente imagen.


Marzo-2022 (V 1.0)
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