Unidad 22. Compartir documentos. OneDrive (VIII)

22.6. Compartir: Correo electrónico

Si vamos al menú Archivo > Compartir. Veremos cinco posibilidades para compartir,

1. Compartir con otras personas

2. Correo electrónico.

3. Enviar archivo Adobe PDF a revisar.

4. Presentar en línea.

5. Publicar en blog.

Vamos a verlas una por una. La primera Compartir con otras personas ya la hemos visto anteriormente en el punto Compartir documentos Word usando OneDrive, ahora veremos por Correo electrónico.

Al seleccionar Correo electrónico aparecen varias posibilidades que se muestran en la parte derecha de la siguiente imagen:

descrip

 

Enviar como datos adjuntos, consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa Word, ni de ningún lector de este tipo de archivos, no podrá leerlo. Aunque lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo.

Enviar un vínculo, lo que envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico. Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del mismo. Para poder usar esta opción debemos guardar previamente el documento en una ubicación compartida, por ejemplo, OneDrive.

Enviar como Adobe PDF, esta opción sólo aparecerá si tenemos instalado el programa Adobe Acrobat y es parecida a la siguiente opción.

Enviar como PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es gratuito.

Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.

Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el documento de esta forma.

Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente botón.

Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor de correo.


Marzo-2022 (V 1.0)
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