Unidad 14. Combinar correspondencia (IV)

La barra Combinar correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Combinar correspondencia.

Si esta barra no se encuentra visible desplegamos el menú Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia.

También podemos elegir el menú Herramientas, Cartas y correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.

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Aquí veremos los botones de esta barra, algunas opciones las ampliaremos más adelante.

Configuración del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrónico, sobres, etc...)

Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente.

Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

Insertar línea de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente.

Insertar campos combinados. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

Permite insertar campos especiales de Word.

Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados.

Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento de tipo etiquetas.

Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos más adelante.

Buscar entrada. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto.

Revisar errores. Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error.

Combinar en documento nuevo. Esta opción la vimos con el asistente.

Combinar al imprimir. Permite combinar en impresora, envía las cartas a la impresora, esta opción la vimos con el asistente.

Combinar en correo electrónico. Envía tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos.

Combinar en fax. Esta opción sólo está disponible si tenemos la utilidad instalada.

A continuación completaremos la explicación de algunas de las opciones.