Unidad 15. Esquemas (II).

Crear un esquema

A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de 2 estrategias:

1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

Así podremos utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos.

Para aplicar este método:

- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema. Desde menú Ver - Esquema o desde botón Esquema de la barra de presentación . Se abrirá la barra de herramientas Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.

- Escribimos el primer título o punto de nuestro documento y veremos como Word le asigna Título 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes títulos o puntos de nuestro documento asignándoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones de la barra de presentación de la siguiente forma:

- Después de escribir un titulo pulsamos la tecla Intro y podremos escribir el siguiente título con el mismo nivel de esquema en el que estábamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botón ,y si queremos subir un nivel pulsamos el botón . También puedes utilizar el resto de los botones de la barra de herramientas Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.

- Una vez está creado el esquema, para intruducir el texto normal del documento en el desplegable Nivel de esquema, hay que seleccionar "Texto independiente".

2 - Crear el esquema despúes de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2, etc)., si no es asi tendremos que ver cómo estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opción es la que utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta unidad.

Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece MS Word, Titulo 1, Titulo2... Título 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el número del título, es decir el Título 1 tiene el Nivel de esquema 1 y así sucesivamente.

Para aplicar un estilo de título debemos:

- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título.

- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda.

El inconveniente de utilizar los títulos predefinidos de MS Word es que tienen su propio formato, por ejemplo el Titulo 1 es Arial con tamaño 16 y en Negrita, y puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.

b) La segunda opción es definirnos nuestros propios estilos de títulos y asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente.

En la unidad 9 puedes repasar cómo definir un estilo, para asignar un nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de diálogo Nuevo estilo y pulsar en el botón de la parte inferior izquierda que dice Formato, se abrirá un desplegable, elegir Párrafo, y aparecerá un cuadro de diálogo como el que ves en esta imagen.

En la parte superior derecha del cuadro está la opción Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel que deseemos.

También podriamos aplicar un nivel de equema a un punto de nuestro documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastaría seleccionar el texto y aplicarle formato Párrafo para llegar a este cuadro de diálogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo más aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.

c) La tercera opción para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la barra de herramientas Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear un esquema .

Barra de herramientas de esquema

Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los títulos correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder al menú Ver y cambiar la vista a Esquema. O en la parte inferior izquierda de la pantalla donde tenemos los botones de vistas pulsar sobre el 4º icono como vemos marcado en la imagen.

Si lo hemos hecho bien veremos únicamente los títulos del documento con la sangría adecuada a su nivel de esquema.

Además de ver el texto esquematizado nos aparece la barra Esquema que vemos en la imagen de abajo.

Si al poner la vista esquema no aparece automáticamente la barra esquema podemos mostrarla accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Esquema.

A continuación detallamos la funcionalidad de cada botón de la barra de esquema de forma esquemática y en el punto siguiente explicaremos algunos botones más detalladamente:

Aumentar de nivel a nivel 1. Sube el título seleccionado al nivel más alto (nivel 1).

Aumentar nivel. Sube el título seleccionado un nivel más alto del que tenga en ese momento.

Nivel de esquema. Nos dice el nivel de esquema del texto seleccionado, entre 1 y 9. Si no queremos asignar nigún nivel elegiremos "Texto independiente", que es el nivel que debe tener el texto normal de un documento.

Disminuir nivel. Baja el título seleccionado un nivel menor del que tenga en ese momento.

Disminuir a texto. Baja el título seleccionado al nivel más bajo (nivel texto independiente).

Subir. Traslada el título seleccionado y todo lo que él incluye un línea arriba. Esta función la veremos con más detalle.

Bajar. Traslada el título seleccionado y todo lo que él incluye un línea abajo. Esta función la veremos con más detalle.

Expandir. Situado sobre un título contraído, muestra el texto que incluye en su nivel.

Contraer. Situado sobre un título expandido, oculta el texto que incluye en su nivel.

Mostrar nivel. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrará el documento al completo.

Mostrar sólo primera línea. Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botón nos mostrará únicamente la primera línea de los párrafos.

Mostrar formato. Por defecto está activada. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

Actualizar la Tabla De Contenido. Actualiza la tabla de contenido si es que disponemos de tabla de contenido.

Ir a la Tabla De Contenido. Nos lleva a la tabla de contenido.

Vista documento maestro. Muestra / oculta la siguiente serie de botones.

Los siguiente botones los explicaremos con más detalle en la siguiente unidad cuando veamos Documentos maestros.

Contraer subdocumentos.

Crear subdocumentos.

Quitar subdocumentos.

Insertar subdocumentos.

Combinar/dividir subdocumentos y Bloquear documento.