Unidad 19. Compartir documentos (I)


Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para compartir documentación, o trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. En los últimos tiempos han proliferado muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de internet.

Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los recursos:

  • Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintos puntos.
  • Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.
  • Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde algunos terminales móviles.
  • Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Office 2010 facilita la publicación online.

En este tema veremos diferentes formas de compartir información y aprovechar las nuevas tecnologías e internet, para trabajar en red. Obviamente la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos conexión a internet.

Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el libro para compartir. Puedes aprender cómo en el siguiente avanzado: Avanzado.

19.1. Exportar como página web

Si tenemos una página web propia y queremos exportar un libro de cálculo al formato html para publicarlo lo podemos convertir en página web. Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos:

1. Pulsar sobre el menú Archivo.

2. Seleccionar la opción Guardar como.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Página Web en Guardar como tipo: . Disponemos de dos posibles modos: Página Web de un solo archivo o Página Web, el formato más común es éste último.

4. Una vez hayamos elegido la opción que más nos interesa podemos pulsar sobre Guardar.

Obtendremos la página html con la información del libro. Obviamente habrá que publicarla en el sitio web de que dispongamos para que los internautas tengan acceso a ella.

19.2. Enviar documentos por fax o correo-e

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Una tarea muy común suele ser la de exportar el excel a PDF, por ejemplo una factura, para luego enviarlos por correo electrónico o por fax. Excel 2010 facilita esta tarea.

Accede al menú Archivo > Guardar y enviar. Y selecciona Enviar mediante correo electrónico.Enviar mediante correo electrónico

Las opciones de que disponemos son:

Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del libro.

Enviar un vínculo, que lo que envía no es una copia, sino en enlace para modificar a través del correo electrónico un mismo documento. Sería ideal por ejemplo para una circular en la empresa en la que queramos que los empleados indiquen algún tipo de información.

Enviar como PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento.

Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.

Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.

Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente botón.

Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los documentos es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook.



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