Unidad 3. Avanzado. El Portapapeles.

El portapapeles

En el portapapeles, Word2007 se va guardando lo que copiamos o cortamos.

Cada vez que usamos Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles, aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automático del portapapeles. Al copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el ultimo elemento que se copió.

Pero el portapapeles también se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la característica de copiado selectivo de los elementos del portapapeles, es decir, se puede elegir qué elemento pegar ( o pegarlos todos). También se puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra característica interesante es que nos permite copiar y pegar fácilmente entre diferentes aplicaciones de Microsoft Office.

El portapapeles está siempre activo pero no tiene mucho sentido verlo en pantalla cuando sólo queremos pegar o copiar el último elemento.

Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el Panel de tareas Portapapeles de Office, para ello ir a la pestaña Inicio, y hacer clic en el botón inferior derecho de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido del Portapapeles, según se ve en la figura.

El portapapeles se muestra en el panel de tareas como puedes ver en esta imagen.

En la parte superior nos dice cuantos elementos contiene de los 24 que caben como máximo.

Luego tenemos dos botones para Pegar todo y Borrar todo. A continuación aparecen los elementos que hay en el portapapeles, cada elemento tiene un icono delante que nos informa de su origen como veremos más adelante.

A continuación vamos a ver la forma de copiar y pegar con el portapapeles, así como vaciarlo.

Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o Cortar. Podemos añadir elementos en Word2007 o en otros programas de Office, e incluso en cualquier otro programa que tenga la función Copiar y Pegar (que son la mayoría), para ello basta con ir al programa del que deseamos copiar y hacer Copiar, al volver a Word2007 observaremos que se ha añadido un nuevo elemento.

La principal función del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento. Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre él, o copiar todos los elementos pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el icono Pegar de la barra estándar o la combinación de teclas CTRL + V, se pegará el último elemento del portapapeles.

Pinchar en el icono Borrar todo y se borrarán todos los elementos. Si queremos borrar un sólo elemento, colocar el cursor sobre dicho elemento y aparecerá un pequeño triángulo negro, al hacer clic sobre él aparecerán las opciones Pegar y Eliminar ( como puedes ver en esta imagen) para borrar el elemento seleccionar Eliminar.

El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como cuando dejamos libros, uno encima de otro.
Cuando hacemos Copiar añadimos un elemento que pasará a ser el último de la pila, y cuando hacemos Pegar sacamos de la pila el último que se apiló.

Si queremos añadir más elementos cuando está llena, deberemos eliminar el primero de la pila. Cuando hagamos Copiar la veintitresava vez Word2007 nos preguntará si queremos borrar lo que copiamos en primer lugar.

Lo que diferencia al portapapeles de una 'pila' en sentido estricto, es que aquí existe la posibilidad de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que hacemos Pegar no se elimina el último elemento de la pila, sólo se pega en el documento.

En la barra de título nos indica cuántos elementos hay en el portapapeles (por ejemplo: 4 de 24).

El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa distinta. Sin embargo están estrechamente relacionados, cuando copiamos en el de Office, también se copia en el de Windows y cada vez que copiamos en el de Windows se añade un elemento al de Office.

Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en cualquier aplicación que tenga la función Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque el portapapeles de Office sólo se puede utilizar para pegar en las aplicaciones Office. Para pegar en otras aplicaciones hay que usar el portapapeles de Windows. También hay que tener en cuenta que al hacer Borrar todo en el de Office también se borra el de Windows.

1.- Se puede distinguir el origen de los elementos que hay en el portapapeles porque tienen diferentes iconos, los elementos copiados desde Word2007 tienen un icono con una letra W, los elementos de otros programas no la tienen.

2.- Si no te gusta que el portapapeles aparezca de forma automática al hacer dos veces clic en Copiar, puedes ir a Opciones y desmarcar la casilla Mostrar automáticamente el portapapeles de Office. Para hacer visible Panel de tareas Portapapeles de Office en cualquier momento puedes activarlo desde la pestaña Inicio, y hacer clic en el botón inferior derecho de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido del Portapapeles.