Para comprender cómo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos conceptos.

Unidad física. Son los discos reales del ordenador, pueden ser un disco duro, una unidad de disquetes de 3 1/2, un CD-Rom, una unidad Zip, un DVD, una tarjeta CompactFlash, etc.

Unidad lógica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades físicas como tales sino que lo hace a través de una unidad lógica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lógica es el nombre con el que Windows se refiere a las unidades físicas.

Las unidades lógicas se nombran con letras mayúsculas seguidas de dos puntos. Así la unidad física disquete se corresponde con la unidad lógica A:, si hubiera otra unidad de disquetes sería la unidad B:, el primer disco duro sería la unidad lógica C:, la unidad D: será el siguiente disco duro o el CD-Rom o el DVD, ... y así sucesivamente.

Puede darse el caso que una sola unidad física contenga dos unidades lógicas, por ejemplo, un sólo disco duro puede estar formateado en dos particiones con lo cual tendremos dos unidades lógicas, por ejemplo, C: y D: que residen en el mismo disco.

Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos características fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.

Tipos de Archivos. Hay diferentes tipos de archivos según la clase de datos que contienen, por ejemplo hay archivos de imágenes, archivos de programas, archivos de documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna un tipo de archivo o documento. Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo ( o extensión) separados por un punto, por ejemplo, carta.doc, programa.exe, ... Actualmente ya no hay que poner el tipo aunque internamente sigue existiendo. Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo Documento de Word (.doc) y por defecto siempre se crean de este tipo. Salvo que explícitamente nosotros digamos lo contrario en el momento de guardar el documento.

Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay un grupo de caracteres especiales que están prohibidos ( ", ? , ¿, \, >, <, | ). Antes ( en DOS) sólo se permitían nombres de 8 caracteres.

Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas ( también llamadas directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas reglas que los nombres de los archivos.

La organización de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un árbol invertido. El tronco sería la unidad lógica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada árbol tiene un sólo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de las ramas están las hojas.

Lo único que rompe la analogía es que las ramas iniciales de los árboles no tienen hojas, mientras que cualquier carpeta puede contener archivos, además de otras carpetas.

Para desplazarnos por esta estructura disponemos del icono que nos lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior, y para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.

Podemos crear la estructura de archivos que más se ajuste a nuestros datos, creando y eliminando carpetas. Para ello disponemos del icono crear una nueva carpeta, la carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. También disponemos del icono eliminar que elimina el archivo o carpeta seleccionado.

También podemos visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba, pinchando en el botón con el triángulo. Para ir a una carpeta de esta estructura o a otra unidad basta con hacer clic sobre ella.

En estas carpetas podemos guardar nuestros documentos de forma que luego podamos acceder más rápidamente a ellos haciendo clic en el icono correspondiente.

Plantillas de confianza. Nos muestra las plantillas guardadas en la carpeta Template.

Documentos recientes. Muestra los documentos recientemente creados.

Escritorio. Al guardar aquí un documento se crea un acceso directo al documento en el escritorio. Desde el escritorio podemos acceder al documento haciendo clic en el icono. Si Word no esta arrancado, se arrancará automáticamente. Es la forma más rápida de acceder a un documento, ya que nada más arrancar el ordenador podemos hacer clic en este icono del escritorio. La desventaja es que si lo utilizamos para muchos documentos tendremos el escritorio lleno de estos iconos.

Mis documentos. Es la carpeta predefinida para Word. Siempre que utilizamos Guardar como... aparecerá esta carpeta en el campo Guardar en. Este icono permite acceder rápidamente a esta carpeta tan utilizada.

Mi PC. Muestra el lugar donde se encuentran las unidades lógicas. Discos A: , C:, etc.

Mis sitios de red. Si tenemos acceso a un servidor Web podemos copiar en él nuestros documentos y páginas Web. Es decir, al guardar un documento en esta carpeta lo estamos guardando en nuestro servidor de Internet.