Unidad 12. Los informes (II)

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.

Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.

Esta pantalla nos permite además añadir totales de forma casi automática, si queremos añadir líneas de totales tenemos que hacer clic sobre el botón aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de resumen:

En el cuadro de diálogo aparece la lista de los campos numéricos que tenemos en el informe, y las funciones de agregado que se pueden seleccionar para calcular algún total. Para que en el informe aparezca la suma de algún campo sólo tenemos que seleccionar la casilla que se encuentra en la fila del campo y en la columna Suma. Podemos así elegir varios totales.

En el cuadro Mostrar si activamos la opción Detalle y resumen, aparecerán en el informe tanto las líneas de detalle (los registros del origen) como las líneas de totales. Si activamos la opción Resumen sólo, no aparecerán las líneas de detalle.

Si activamos la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas añade un total el porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. Por ejemplo si sumamos las horas por grupo el porcentaje sería el porcentaje que representan las horas del grupo sobre el total de horas de todos los grupos.

Una vez rellenadas las opciones correspondientes hacemos clic en el botón Aceptar para volver a la ventana del asistente.

Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

 

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana siguiente:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes:

 

 

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión

o bien

Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear un informe con el asistente.

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Mayo - 2006.


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