Unidad 14. Comenzando con las fórmulas y funciones (XIV)

14.16. No usar valores literales

Cuando usted crea una fórmula, piense dos veces antes de usar un valor literal en la fórmula. Por ejemplo, si su fórmula calcula un 7.5 por ciento del impuesto de venta, usted puede estar tentado a ingresar una fórmula tal como:

=A1*.075

Un mejor enfoque es insertar la tasa de impuesto de venta  en una celda y usar la referencia de celda en lugar del valor literal. Esto hace más fácil modificar y mantener su hoja. Por ejemplo, si el rango del impuesto de venta cambia a 7.75 porciento, usted necesita modificar cada fórmula que usa el antiguo valor. Si la tasa de impuesto está almacenada en una celda, simplemente cambie una celda y todas las fórmulas se van a calcula nuevamente usando el nuevo valor.

14.17. Calcular Fórmulas

Usted probablemente notará que las fórmulas en sus hojas consiguen calcularse inmediatamente. Si usted cambia alguna celda que una fórmula utiliza, la fórmula muestra un nuevo resultado sin ningún esfuerzo. Esto ocurre cuando el modo Calcular de Excel está establecido a Automático.  En este modo (el modo por defecto), Excel sigue ciertas reglas cuando calcula en sus hojas:

        * Cuando usted hace un cambio (ingresa o edita datos o fórmulas, por ejemplo), Excel calcula inmediatamente estas fórmulas que dependen de los datos nuevos o editados.

        * Si trabaja en un cálculo largo, Excel temporalmente suspende los cálculos cuando usted necesita realizar otras tareas de hojas; se reanuda cuando haya terminado.

        * Las fórmulas son evaluadas en una secuencia natural. Por ejemplo, si una fórmula en la celda D12 depende del resultado de una fórmula en la celda D11, la celda D11 es calculada antes que D12.

Algunas veces, sin embargo, usted puede querer tener el control cuando Excel calcula fórmulas. Por ejemplo, si crea una hoja con miles de fórmulas complejas, es posible que las cosas puedan ir lento a paso de tortuga mientras Excel hace estos cálculos. En este caso, usted puede establecer el modo de Calcular de Excel a Manual. Hágalo desde la ficha Fórmulas, grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y clic en Manual.

Cuando usted trabaja en el modo Cálculo manual, Excel muestra Calcular en la barra de estado cuando usted tiene alguna fórmula sin calcular. La ficha Fórmulas, en el grupo Calculo contiene dos controles que, cuando hace clic, realiza un cálculo: Calcular ahora y Calcular hoja. Además a estos controles, usted puede usar las siguientes teclas de método abreviado para calcular nuevamente las fórmulas:

F9: Calcula las fórmulas en todos los libros abiertos (al igual que el control Calcular ahora).

Mayus + F9: Calcula solo las fórmulas en la hoja activa. Este no calcula en otras hojas del mismo libro (igual que el control Calcular hoja).

Ctrl + Alt + F9: Fuerza un cálculo nuevamente de todos los libros abiertos. Úselo si Excel (por alguna razón) no regresa los cálculos correctos.

Ctrl + Mayus + Alt + F9: Verifica nuevamente todas las fórmulas dependientes y a continuación fuerza un los cálculos nuevamente para todos los libros abiertos.

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