Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una línea de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estándares para referirse al nombre del destinatario, su dirección, población, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociación necesaria. El
icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estándares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estándar.
Cuando en el origen de datos existe un campo
con el mismo nombre que un campo estándar, Word hace automáticamente
la asociación. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay
un campo que se llama apellidos, otro que se llama nombre
y otro que se llama provincia, como también son nombres
de campos estándares, Word sin preguntar ha definido la asociación.
Para el resto de los campos estándares tendríamos que desplegar
la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias,
por ejemplo si no vamos a utilizar la opción Bloque de direcciones,
ni la línea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones,
y cuando Word necesite una asociación no definida nos lo preguntará
o veremos que falta algo.
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