Unidad 19. Compartir documentos. (III)

Buscar un comentario.

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante el menú Edición - Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios, visita nuestro avanzado.

Mostrar/ocultar comentarios.

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón de la barra de revisión podemos marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se verán.

Imprimir comentarios.

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.

En el diálogo Control de cambios, que podemos acceder a él desde el botón y seleccionar Opciones.. en la última sección donde pone Imprimir (con globos) existe la opción Orientación del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.

Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.

Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos.

Además de esto en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir tener seleccionada la opción Documento con marcas.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear comentarios .

Control de cambios

El control de cambios sirve para que word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Por cada miembro del equipo que realice algún cambio Word le asigna un color diferente, así se puede identificar a cada miembro del equipo por un color..

Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a simple vista no sabemos que modificaciones se han realizado. Estudiemos que tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cómo las muestra.

Los cambios que detecta el control de cambios son los que mencionamos a continuación y la visualización por defecto es la indicada:

Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya.

Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y después indica que tipo de formato se ha aplicado.

Texto eliminado. Muestra un globo con el prefijo Eliminado: y en el interior del globo tiene escrito el texto eliminado.

Líneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una línea vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado.

Esta visualización de los cambios puede ser modificada, visita nuestro avanzado para aprender cómo personalizar los cambios.