Unidad 19. Compartir documentos. (IV)


Para activar el control de cambios debemos pulsar el botón de la barra de revisión antes de hacer ningún cambio sobre el documento.Otra forma de activar el control de cambios es accediendo al menú Herramientas - Control de cambios o pulsando Ctrl + Mayús + E. Si lo activamos cada cambio que se efectúe en el documento se almacenará y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios.

 

 

Botones de la barra revisión pertenecientes al control de cambios.

El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento.

 

Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con las marcas informando de los cambios realizados.

Final. Muestra el documento sin marcas, como quedaría si se aceptan los cambios.

Marcas mostradas originales. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han realizado.

Original. Muestra el documento original sin marcas.

 

Una buena opción es trabajar en vista Final porque así evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos.

 

En el segundo cuadro despegable de la barra de revisión podemos indicar si deseamos ver el documento original o deseamos ver el documento final, también podemos seleccionar las marcas que deseamos ver / ocultar. Podemos seleccionar las marcas / comentarios de los revisores que deseemos ver. En el submenú Globos podemos indicar si mostrarlos u ocultarlos.

Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento principal, los cambios de encabezado y pie de página, cambios de cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de encabezado y pie de página, cambios de pie de página y cambios de notas al final.

En opciones... podemos modificar algunas opciones del control de cambios como los colores de algunas marcas, modificar el formato del globo y algunas otras opciones.

 

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios, después otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegación de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:

- Manualmente con los botones,

Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al anterior cambio.

Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.

 

- O automáticamente

Este botón sirve para aceptar o rechazar los cambios encontrados con respecto al documento original. Al pulsar sobre este botón nos aparece el diálogo Aceptar o rechazar cambios que vemos en la imagen de abajo, donde podemos ir revisando y aceptando o rechazando los cambios efectuados sobre el documento.

Aceptar o rechazar cambios

Desde el menú que tenemos en el botón de la barra de revisión podemos escoger que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.

RevisoresDentro del submenú Revisores nos aparece una lista despegable con los componentes (revisores) que han modificado en documento con el color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los revisores, pero si únicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor dejaremos seleccionado solamente ese revisor.

Opciones globosEn el submenú Globos disponemos de tres opciones para indicar cuando queremos que se muestren los globos.

Siempre. Indica que siempre que existan globos que se muestren.

Nunca. El caso contrario que aunque existan globos que no se muestren.

Sólo para formato o comentarios. Mostrará solo los globos pertenecientes a formatos o comentarios.

 



  
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