Unidad 10. Las consultas de acción (I)

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.

En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cómo haz clic aquí Avanzado.

A continuación te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de acción.

Puede que tu configuración de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas. Puedes ver como permitirlo aquí Avanzado.

10.1. Consultas de creación de tabla

Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

Para crear una consulta de Creación de tabla:

Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.

Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.

Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.

Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:

Crear Tabla

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:

Ventana Crear tabla

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar....

Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:

Consulta en vista diseño de las tablas pacientes e ingresos relacionadas

La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón Hoja de Propiedades de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará:

Propiedad Tabla de destino

Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botón Ver), ya que esta opción nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opción Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.

Pestaña Diseño > Grupo Resultados > Botones Ver y Ejecutar

Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

Aviso Crear tabla

Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, índices, etc.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de creación de tablas

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