Unidad 17. Características avanzadas de Excel (III)

El formato condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al menú Formato y escogemos la opción Formato condicional...

Nos aparece un cuadro de diálogo Formato condicional como el que vemos en la imagen .

En este cuadro indicaremos una condición y el formato que deberán tener los valores que cumplan esa condición.

Podemos escoger entre una condición basada en el Valor de la celda o basada en una Fórmula.

Si nos basamos en Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas quie contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Si pulsamos sobre Agregar >> podemos aplicar más de una condición. Como máximo podemos aplicar tres condiciones distintas.

Si pulsamos sobre Eliminar... nos aparece un cuadro de diálogo donde podemos escoger la condición a eliminar.

Al pulsar sobre Aceptar aplicaremos el formato condicional sobre la celda.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.

Cómo localizar celdas con formatos condicionales?

Para averiguar cuales son las celdas que tienen un formato condicional podemos utilizar el cuadro de diálogo Ir a que abrimos con el menú Edición - Ir a... o pulsando F5.

En el cuadro de diálogo Ir a... debemos hacer clic sobre el botón Especial... y en esta pantalla seleccionar Celdas con formatos condicionales.

Al pulsar sobre Aceptar se nos remarcarán aquellas celdas que contengan formato condicional.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional.

La validación de datos

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos al menú Datos - Validación...

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje entrante podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Además de definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar que una página esté libre de errores, si quieres saber más sobre cómo localizar y depurar errores haz clic aquí

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Crear una validación de datos.

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