Unidad 1. MICROSOFT EXCEL (XXVI)

1.3 ALGUNAS HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS DEL EXCEL

MS Excel dispone de una gran variedad de procedimientos y herramientas que, complementados con las funciones, potencian la utilidad del mismo.

A continuación desarrollaremos de manera simplificada, el procedimiento de Ordenar y Filtrar datos así como diseñar Informes de tablas dinámicos. La herramienta Análisis de Datos será desarrollado extensivamente más adelante.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos puede ser entendida de manera simple como un conjunto de datos debidamente organizados. El hecho que estén “debidamente organizados” implica que poseen una estructura. Esta estructura puede ser del tipo jerárquica o relacional.

Una hoja electrónica como el Excel utiliza arquitectura de bases de datos del tipo relacional. Desde la óptica del Excel, un conjunto de datos, contenidos en una hoja  constituye una base de datos, si cada una de sus filas representa a un elemento (registro) de la base de datos y cada una de sus columnas (campos) describe a dicho registro.

En resumen, las filas identifican a los registros y las columnas constituyen los campos del registro.

En el siguiente segmento de hoja se muestra una parte de una base de datos.

Este segmento muestra una parte de una gran base de datos de empleado en la que cada fila identifica a un empleado y cada columna describe los atributos de dicho empleado. Cada campo tiene nombre o cabecera de columna.

En la siguiente figura 1.32 se muestra dos tablas relacionadas por el código de empleado de tal forma que se puede ingresar a una de ellas y extraer datos de un determinado empleado, mediante la clave de conexión, que en MS Access se denomina clave principal.

Desde el punto de vista del MS Access y otros gestores de datos, una base de datos es un repositorio de una o más tablas, relaciones, informes, formularios, etc. La versión 2007 del Excel utiliza este concepto de base de datos y le da el concepto de tabla a lo que en las versiones anteriores lo usaba como base de datos.

Si tuviéramos una tabla de postulantes a la Universidad de San Marcos o, si por otro lado se tratara de tabla de los clientes de un banco, estaríamos pensando en una gran masa de datos. En ese caso la recuperación de datos y las consultas representan un gran problema. De allí la importancia del buen tratamiento que debemos darle a los datos.

Por lo general, los dos grandes problemas que se tienen con una base de datos o simplemente tabla, son las operaciones de búsqueda y consulta. Buscamos un registro que cumpla con ciertos criterios, con la intención de extraer y copiar aquellos que cumplen dichos criterios; del mismo modo, consultamos por un determinado registro con la idea de informarnos. Por estas razones es importante el ordenamiento de los datos.

 

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