Unidad 1. MICROSOFT EXCEL (XXX)

Tabla dinámica

Una tabla dinámica es una tabla de resumen. Si usamos la información contenida en el archivo Relación de personal.xls, podríamos obtener una tabla que contenga los montos anuales pagados en sueldo en una lista por departamentos, detallado por sección.

La característica de esta tabla, para ser llamado una Tabla Dinámica, es, la capacidad de modificar dinámicamente (en el instante) la estructura de la tabla original por otra en la que se podría tener la lista de empleados por Puesto, dentro de cada Sección, de cada Departamento y mostrando cada uno su sueldo anual.

Ejemplo usando MS Excel 2003

Usemos el siguiente procedimiento:

-    Abra el archivo Relación de personal.xls.

-    [Datos] - [Informe da tablas y gráficos dinámicos] - Activar [Lista o base de datos de Microsoft Excel] y [Tabla dinámica] - [Siguiente]

-    En la siguiente ventana se debe tener el rango $A$6:$H$125 - [Siguiente]

-    A continuación active [En hoja de cálculo nueva] - Clic en [Diseño]

-    Complete el diseño de acuerdo a la figura 1.38. Para ello arrastre los botones (campos) hacia las posiciones (áreas de filas, de columna y de datos) según se indica en la figura.

-    Haga clic en [Aceptar]  y al volver a la ventana anterior, clic en [Finalizar].

Ejemplo complementario

La tabla obtenida es dinámica ya que podemos modificar su estructura según nuestras necesidades y gustos.

A partir de la tabla obtenida, vamos a generar otra que nos muestre los sueldos anuales pagados a los empleados distribuidos por Puesto, por Sección y por Departamento.

-    Para ello arrastre el botón del campo [Sección] y suéltelo debajo del campo  [Departamento]; arrastre el botón del campo [Puesto] y suéltelo debajo del campo [Sección] y finalmente arrastre el botón del campo [Apellido] y suéltelo debajo del campo [Puesto].

Ejemplo usando MS Excel 2007

Abra el archivo Relación de personal. Deje el cursor dentro de los datos.

Use la secuencia:

 [Insertar]-[Tabla dinámica]. A continuación verá la siguiente ventana de diálogo:

Como puede ver, ya el rango de datos está seleccionado. Dejemos que la tabla dinámica lo cree en una nueva hoja. Haga clic en [Aceptar].

Esta es la ventana que se obtendrá a continuación que, como puede apreciar es totalmente diferente a la ventana del Excel 2003.

En el lado izquierdo tenemos la estructura vacía de la tabla. En el lado derecho está la lista de los campos de la tabla y en su parte inferior espacios vacíos donde se irán insertando los campos que seleccionemos. Los campos categóricos (que hacen referencia a variables cualitativas) pueden ser insertados en los rótulos de fila, columna o informe (cabecera). Si se coloca en Fila, los valores del campo se desplegarán por fila; se desplegarán por columna si se inserta como rótulo de columna y, cada imagen (tabla) mostrada corresponderá a un valor o a todos los valores de la variable que se coloque como rótulo de informe.

En este ejemplo, haga clic en la casilla del campo Departamento y observe que dicho campo se inscribe en el rótulo de fila y en la tabla vacía ya tenemos los valores de este campo.

Ahora haga clic en la casilla del campo Sueldo Anual y observe el rótulo de Valores y también la situación de la tabla.

Finalmente arrastre el campo Sección y suéltelo en el rótulo de columna (si sólo hace clic en su casilla se inscribirá debajo de Departamento, en el rótulo de fila).

Si desea cambiar la estructura de esta tabla, es suficiente arrastrar el campo indicado y soltarlo fuera de los rótulos.

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