Unidad 1. MICROSOFT EXCEL (XIII)

Formato condicional

Así como podemos asignarle diversos tipos de formato a una celda o rango de celdas, así también podemos definir un determinado formato para una o más celdas pero de manera condicional.

¿Y qué uso tiene esta forma de dar formato?

Por ejemplo, si en una lista de aspirantes a 5 puestos de trabajo,  quisiéramos resaltar a los que aprobaron las calificaciones, usando [Formato condicional] podríamos poner en azul las notas de los probados y en rojo a los reprobados.

Ahora suponga que en la columna C tenemos las fechas de inicio de un conjunto de proyectos y en la columna E las fechas de finalización de los mismos. Usando [Formato condicional] podríamos saber los proyectos que terminan en una fecha, o  podríamos saber los proyectos que terminan en un año y cuyo costo sea menor que una cantidad.

Podríamos también usar [Formato condicional] para agrupar una lista ordenada que satisface determinados rangos.

Ejemplo 04

Abra el archivo Ejemplo 02. Calcule el promedio sumando todas las notas y dividiendo entre 4. Que el promedio tenga dos decimales. Luego use Formato condicional para hacer que

a)    Nota 1, Nota 2, Nota 3 y Nota 4 estén en azul las aprobadas y rojo las desaprobadas.

b)    El promedio esté en rojo las notas por debajo de 11.00; en verde las notas mayores o iguales a 11.00 pero menores que 15 y, en azul, de tamaño 12 y subrayadas, las notas mayores o iguales a 15. Grabe el archivo como REj02.xlsx.

Solución

En MS Excel 2003

Primero calcule el promedio. En F6 digite: = (B6+C6+D6+E6)/4. Luego copie.

Seleccione el rango de los promedios: F6:F33.

Use [Formato] - [Celdas…] - [Número] y haga que tenga 2 decimales.

a)    Use el siguiente procedimiento:

-    Seleccione el rango B6:E33

-    Use la secuencia: [Formato] - [Formato condicional]

-    Complete la ventana de diálogo según se muestra en la figura 1.17

-    El primer cuadro de lista debe estar en [Valor de celda]; en el segundo se debe seleccionar “Menor que”; digitar 11 (para los desaprobados)

-    Haga clic en [Formato] para definir el color que debe tener las notas menores que 11. En este caso seleccione rojo en [Color]; luego clic en [Aceptar].

-    Como debemos poner en azul las notas aprobadas, debemos definir una segunda condición. Por ello haga clic en [Agregar].

-    Seleccione “Mayor o igual a”; digite 11; haga clic en [Formato]; seleccione el color azul; haga clic en [Aceptar]

-    Haga clic en [Aceptar]

b)    Procedimiento:

-    Seleccione el rango F6:F33

-    Use la secuencia: [Formato] - [Formato condicional]

-    Seleccione [Menor que]; digite 11; clic en [Formato]; [Color] Rojo; [Aceptar]

-    Clic en [Agregar].

-    Seleccione [Entre]; Digite primer valor, 11; el segundo valor, 14. Clic en [Formato]; seleccione color Verde; clic en [Aceptar].

-    Clic en [Agregar]  (Sólo se puede definir 3 condiciones)

-    Seleccione “Mayor o igual que”; clic en [Formato]; seleccione Azul y [Subrayado] y elija [Simple], luego [Aceptar]

-    Clic en [Aceptar]